Aplikacje dla przedszkoli i żłobków wyglądają na stronach bardzo podobnie. Różnice wychodzą dopiero po wdrożeniu — przy rozliczeniu godzin bezpłatnych, dopłacie ZUS, kontroli z gminy albo przy próbie zabrania własnych danych. Poniżej 11 pytań, które pozwolą Ci te różnice zobaczyć, zanim podpiszesz umowę.
Uczciwie na wstępie: ten poradnik napisała Dipol Polska — producent aplikacji eDziecko. Nie udajemy więc bezstronnego portalu.
Dlatego nie znajdziesz tu rankingu ani zestawienia nazw. Znajdziesz kryteria, które realnie decydują o tym, czy aplikacja sprawdzi się w Twojej placówce — i pytania sformułowane tak, żeby dało się je zadać każdemu dostawcy, nam również. Odpowiedzi warto porównać.
To rozróżnienie przesądza, które z poniższych pytań mają dla Ciebie znaczenie, a które możesz spokojnie pominąć.
Rozliczasz się z organu prowadzącego, obowiązują Cię godziny bezpłatne z ustawy o finansowaniu zadań oświatowych, a dane trafiają do SIO i systemu finansowo-księgowego gminy. Kluczowe są pytania 1–4 oraz 8. Aplikacja skupiona na komunikacji i zdjęciach nie wystarczy.
Nie dotyczą Cię godziny bezpłatne, SIO ani eksport do FK gminy. Pytania 3, 6, 7, 9 i 10 są nadal ważne, ale 1, 2 i 8 możesz pominąć. Jeśli zależy Ci przede wszystkim na szybkim wdrożeniu i codziennej komunikacji z rodzicem, prostsze narzędzie może być dla Ciebie lepszym wyborem niż rozbudowany system — i to jest w porządku.
To najczęstsze źródło rozczarowania. Wiele aplikacji rejestruje wejście i wyjście dziecka, ale wyliczenie opłaty zostawia człowiekowi w arkuszu kalkulacyjnym. Różnica między „ewidencją obecności" a „rozliczeniem" to kilkanaście godzin pracy miesięcznie.
Zapytaj konkretnie: czy system sam oddziela bezpłatne godziny podstawy programowej od płatnych nadliczbowych, czy uwzględnia zwolnienia i ulgi z uchwały rady gminy, i czy poprawnie przelicza miesiąc, w którym uchwała weszła w życie w jego trakcie. Poproś o pokazanie tego na żywo, nie na slajdzie.
Prawo oświatowe i zasady dopłat zmieniają się regularnie. Pytanie brzmi, kto ponosi koszt dostosowania systemu.
Zapytaj konkretnie: czy aktualizacje prawne są wliczone w abonament, czy płatne osobno. Poproś o przykład ostatniej zmiany w przepisach i o to, w ile dni system był na nią gotowy.
Dotyczy żłobków. Dopłata zmienia kwotę do zapłaty przez rodzica, więc musi być obsłużona w samym mechanizmie rozliczeń — nie da się jej „dokleić" ręcznie bez błędów.
Zapytaj konkretnie: czy system uwzględnia dopłatę automatycznie przy naliczaniu, co się dzieje, gdy dziecko traci lub nabywa do niej prawo w trakcie miesiąca, i czy rodzic widzi kwotę po dopłacie, czy przed.
Jeśli księgowość gminy oczekuje danych w konkretnym formacie, a aplikacja umożliwia eksport danych tylko do PDF, to gmina nie oszczędzi czasu z takim systemem.
Zapytaj konkretnie: czy integracja z Waszym systemem FK to plik, czy połączenie online przez API. Czy dostawca robi integracje na zamówienie, jeśli Waszego systemu nie ma na liście. I czy dane do SIO da się wyeksportować, czy trzeba je przepisywać ręcznie.
Do wyboru zwykle: bez urządzeń (personel zaznacza ręcznie), karty zbliżeniowe, kody QR albo rozwiązanie hybrydowe. Nie ma tu jednej dobrej odpowiedzi — jest dopasowanie do budżetu i układu budynku.
Zapytaj konkretnie: ile kosztuje przejście z wariantu bez urządzeń na karty za rok, gdy placówka urośnie. Czy każdy z rodziców może mieć swoją kartę do rejestrowania czasu przyprowadzenia i odebrania jednego dziecka. Ile kart można przypisać do jednego dziecka.
Pytanie, którego prawie nikt nie zadaje przed zakupem — a które wraca co miesiąc przez cały rok. W części systemów rodzic musi z wyprzedzeniem zamówić i opłacić posiłki na kolejny miesiąc. Jeśli zapomni, dziecko po prostu nie ma co jeść — a personel staje przed głodnym dzieckiem i nie wie, co zrobić. Placówki dowiadują się o tym zwykle dopiero po wdrożeniu.
Zapytaj konkretnie: czy posiłki są domyślnie zamówione dla każdego zapisanego dziecka i rodzic zgłasza jedynie nieobecność — czy odwrotnie, musi je aktywnie zamawiać na każdy kolejny miesiąc. Poproś o odpowiedź wprost i dopytaj, co dzieje się w dniu, w którym rodzic zapomniał.
Pozornie drobiazg, w praktyce codzienność. Jeśli jedyną ścieżką jest karta, a karty nie ma, ktoś musi zapisać obecność na kartce — i dane przestają się zgadzać.
Zapytaj konkretnie: czy personel może zarejestrować obecność ręcznie z poziomu tabletu lub panelu, i czy taka korekta zostawia ślad w rejestrze (to ważne przy kontroli).
Dotyczy zwłaszcza świetlic i placówek, gdzie dzieci odbierają różne osoby. Rozwiązania bywają bardzo różne: od listy w segregatorze, przez kod QR, po potwierdzenie w aplikacji z weryfikacją lokalizacji.
Zapytaj konkretnie: czy system sprawdza uprawnienie osoby odbierającej, zanim dziecko zostanie wydane. Czy powiadamia drugiego rodzica o odbiorze. A jeśli dostawca oferuje weryfikację GPS — czy aplikacja działa tylko wtedy, gdy rodzic sam ją otworzy, żeby zgłosić odbiór, czy zbiera lokalizację w tle, gdy jest zamknięta. I co dokładnie trafia do rejestru: sam moment potwierdzenia odbioru, czy również trasa dojścia.
Gminy często kupują nabór u jednego dostawcy, ewidencję obecności u drugiego, a żywienie u trzeciego. Efekt: trzy umowy, trzy wsparcia i pracownik, który po każdej rekrutacji przepisuje dane kilkuset dzieci ręcznie. To samo dotyczy przejścia dziecka ze żłobka do przedszkola i dalej do szkoły.
Zapytaj konkretnie: czy wyniki naboru wchodzą do ewidencji importem (np. w standardzie SOU), czy trzeba je wpisać drugi raz. Czy dziecko da się prowadzić w jednym systemie od żłobka, przez przedszkole, aż po szkołę — i czy ta sama karta lub eLegitymacja będzie potem otwierać drzwi budynku i służyć do odbioru posiłku na stołówce. I kto odpowiada, gdy dane się rozjadą: jedna firma, czy trzy wskazujące na siebie nawzajem.
Najważniejsze pytanie w całej liście, i najrzadziej zadawane. Odpowiedź mówi o dostawcy więcej niż wszystkie funkcje razem wzięte.
Zapytaj konkretnie: czy pracownik placówki może samodzielnie pobrać z systemu dane dzieci, rozliczenia i historię obecności — bez proszenia dostawcy i bez dodatkowej opłaty. Jeśli eksport jest „na życzenie" albo płatny, to nie są już do końca Twoje dane.
Wrzesień to moment, w którym wszystko dzieje się naraz: nowe dzieci, nowe karty, nowi rodzice, którzy nie umieją się zalogować. Wtedy okazuje się, ile warte jest wsparcie.
Zapytaj konkretnie: czy jest numer telefonu, pod którym odbiera człowiek, czy tylko formularz i czat. Czy dostajesz stałego opiekuna, czy za każdym razem tłumaczysz sprawę od nowa. Czy szkolenie zespołu jest w cenie. I — pytanie kontrolne — poproś o kontakt do placówki, która używa tego systemu od kilku lat, żeby uzyskać opinię stałego klienta, a nie kogoś, kto używa systemu od kilku miesięcy i nie zna jeszcze jego wszystkich zalet i wad.
„Pokażemy to na wdrożeniu." Jeśli dostawca nie chce pokazać naliczania opłat na żywo, na realnym przykładzie z Twoją uchwałą — prawdopodobnie ta funkcja nie działa tak, jak brzmi na stronie.
Cena bez podanej podstawy. Zapytaj, co się stanie z kwotą, gdy dojdzie 15 dzieci albo drugi oddział, i o ile może zmienić się cena po roku używania systemu — żebyś nie był zaskoczony np. dwukrotną podwyżką. Jeśli firma nie potrafi Ci tego powiedzieć chociaż w przybliżeniu („będzie to około 10% więcej"), tylko twierdzi, że okaże się za rok, zastanów się dwa razy.
Umowa dłuższa niż wdrożenie. Długie zobowiązanie ma sens, jeśli coś za nim stoi (sprzęt, migracja danych). Jeśli nie stoi nic — pytanie, po co ono jest.
Skoro dotarłeś tutaj, należy Ci się prosta odpowiedź, zamiast udawania, że tego akapitu nie ma.
eDziecko jest budowane wokół pytań 1–4: automatycznego naliczania opłat zgodnie z ustawą, aktualizacji prawnych w abonamencie, dopłaty ZUS oraz eksportu do systemu finansowo-księgowego i SIO. Rozwijamy je nieprzerwanie od 2011 roku, a wsparcie prowadzimy telefonicznie, po polsku.
Na pytanie 6 odpowiadamy tak: u nas posiłki są domyślnie zamówione — dziecko zapisane do placówki ma zapewnione żywienie, a rodzic zgłasza jedynie nieobecność. Nikt nie musi co miesiąc pamiętać o zamawianiu jedzenia. Pytanie 10 zadaliśmy sobie sami: dane pobierzesz samodzielnie, w każdej chwili, bez proszenia nas o zgodę.
Prowadzisz kameralną placówkę i wydaje Ci się, że taki system to przerost formy? Rozliczenie kilkunastu dzieci też zajmuje czas, a automatyczne zamówienia do firmy cateringowej i moduł komunikacji z rodzicami działają tak samo dobrze przy dwudziestu dzieciach, jak przy dwustu. Zapytaj nas o to, o co pytasz innych.
