1. Jakie metody rejestracji oferuje dostawca i czy można je łączyć?
W małej firmie rzadko wszyscy pracują tak samo. Magazyn i produkcja zaczynają dzień przy wejściu, biuro czasem pracuje z domu, a serwisant jedzie prosto do klienta. Jeśli system obsługuje tylko jeden sposób rejestracji, część zespołu i tak zostanie przy kartce.
Zapytaj konkretnie: czy w jednej firmie mogą działać naraz karty, telefon i przeglądarka, i czy wszystkie odbicia trafiają do jednego zestawienia. Czy metodę można przypisać do osoby albo działu.
Jak to wygląda w RCP Dipol Polska: do wyboru są cztery wersje: karta zbliżeniowa przy czytniku, kod QR, który wisi w firmie i pracownik skanuje go telefonem, rejestracja w przeglądarce oraz GPS dla pracy w terenie. Wersje można łączyć — np. karty na hali, przeglądarka w biurze, GPS dla serwisantów — a wszystkie odbicia trafiają do jednego panelu. Wersje systemu RCP
2. Czy pracownik musi instalować aplikację z App Store lub Google Play i czy za nią dopłacasz?
Rejestracja z telefonu jest wygodna, ale warto sprawdzić, co oznacza w praktyce: czy pracownik musi szukać aplikacji RCP w App Store albo Google Play i zakładać tam konto, czy aplikacja działa na starszych telefonach i czy każdy użytkownik aplikacji to dodatkowa opłata. Szukanie w sklepie niesie też ryzyko: aplikacji o podobnych nazwach jest wiele i łatwo zainstalować nie tę, co trzeba — czasem wręcz niebezpieczną podróbkę.
Zapytaj konkretnie: czy aplikacja działa na Androidzie i iPhonie, czy trzeba ją instalować z App Store lub Google Play i czy jest wliczona w cenę.
Jak to wygląda w RCP Dipol Polska: RCP to aplikacja PWA. Pracownik nie szuka jej w App Store ani w Google Play: otwiera system w przeglądarce telefonu, dodaje go do ekranu głównego i korzysta z niego jak z każdej innej aplikacji. Nie ma więc ryzyka, że w sklepie przez pomyłkę zainstaluje aplikację o podobnej nazwie, np. niebezpieczną podróbkę. Ten sam system działa na komputerze i w telefonie. Aplikacja dla pracownika jest w cenie.
3. Co się stanie, gdy w firmie zabraknie internetu?
O to rzadko ktoś pyta przed zakupem, a wychodzi przy pierwszej awarii łącza. Czytnik, który przestaje działać razem z internetem, oznacza, że pracownicy nie mają jak się odbić, a kadry uzupełniają potem godziny ręcznie.
Zapytaj konkretnie: czy czytnik zapamiętuje odbicia bez internetu, ile ich pomieści i czy sam wyśle je, gdy łącze wróci. Czy do działania czytnika potrzebny jest komputer w firmie.
Jak to wygląda w RCP Dipol Polska: oferowane przez nas rejestratory kart zapamiętują odbicia także bez internetu — nawet dziesiątki tysięcy zdarzeń — i same wysyłają je, gdy łącze wróci. Listę uprawnionych kart przechowują u siebie. Nie potrzebują komputera w firmie: łączą się z systemem bezpośrednio przez sieć (kablem albo przez WiFi).
4. Czy system śledzi pracowników i co zapisuje GPS?
Przy rejestracji z telefonu pracownicy pytają wprost: czy firma będzie wiedziała, gdzie jestem? RODO wymaga, żeby pracodawca zbierał tylko te dane, których naprawdę potrzebuje, a śledzenie trasy przez cały dzień zwykle wykracza poza to, co jest potrzebne do rozliczenia czasu pracy. Do tego zespół, który czuje się śledzony, niechętnie korzysta z systemu.
Zapytaj konkretnie: kiedy dokładnie aplikacja pobiera lokalizację, czy działa w tle i czy zapisuje trasę. Kto widzi zapisane miejsca i czy pozycja trafia do logów technicznych.
Jak to wygląda w RCP Dipol Polska: nie śledzimy pracowników. W wersji GPS pozycja jest zapisywana tylko w chwili, gdy pracownik sam kliknie przycisk rejestracji, np. rozpoczęcia lub zakończenia pracy. Zapisaną pozycję widzi pracodawca przy danym odbiciu. Aplikacja nie działa w tle, nie zapisuje trasy, a logi techniczne nie zawierają współrzędnych. Przy kodzie QR położenie może być sprawdzone w chwili skanu (jeśli firma to włączy), ale nigdzie go nie zapisujemy. Współrzędne z rejestracji mobilnej system usuwa po 3 latach (albo po 2, jeśli tak ustawisz) — tyle wynosi okres przedawnienia roszczeń ze stosunku pracy — a sama rejestracja zostaje. RCP dla pracowników mobilnych
5. Kto poprawi zapomniane odbicie i czy zostanie po tym ślad?
Ktoś zapomni karty, ktoś wyjdzie bez odbicia — poprawki to codzienność. Liczy się, kto może je wprowadzać i czy później da się sprawdzić, co zostało zmienione. W sporze z pracownikiem albo podczas kontroli PIP taki ślad jest wart więcej niż samo odbicie.
Zapytaj konkretnie: kto może dodać lub usunąć odbicie, czy system zapisuje, kto, kiedy i co zmienił, oraz czy pracownik widzi swoje godziny.
Jak to wygląda w RCP Dipol Polska: zapomniane odbicie dodaje kierownik (tylko w swoich grupach) albo kadry. Usuwać zdarzenia mogą kadry, księgowość i dyrekcja. Każda zmiana trafia do rejestru: kto, kiedy i co zmienił, z wartością sprzed zmiany i po niej. Tak samo zapisywane są zmiany w grafiku, rozliczeniu i wnioskach urlopowych. Pracownik widzi w aplikacji swoje godziny.
6. Czy widać na bieżąco, kto jest w pracy, a kto wyszedł?
W małej firmie kadrami często zajmuje się sam właściciel. Przydaje mu się jedno spojrzenie: kto dziś przyszedł, kogo nie ma, kto jest na wyjściu. I rozróżnienie, czy pracownik wyszedł służbowo, czy prywatnie, bo to zmienia rozliczenie.
Zapytaj konkretnie: czy system ma listę osób obecnych w tej chwili, czy rozróżnia wyjścia służbowe i prywatne, i czy da się z tego zrobić raport.
Jak to wygląda w RCP Dipol Polska: kierownik widzi na bieżąco listę obecnych i nieobecnych. Wyjścia służbowe i prywatne są osobnymi zdarzeniami i mają własny raport. Do tego raporty dzienne, miesięczne i zbiorcze, a przy rejestracji GPS — mapa miejsc, w których pracownicy się odbili.
7. Czy system ostrzeże przed naruszeniem odpoczynku pracownika?
Kodeks pracy wymaga m.in. 11 godzin nieprzerwanego odpoczynku w każdej dobie i 35 godzin w każdym tygodniu. Gdy grafik układa się na szybko, a pracownicy zamieniają się zmianami, łatwo to przeoczyć — i dowiedzieć się o tym dopiero przy kontroli.
Zapytaj konkretnie: czy system sprawdza odpoczynek dobowy i tygodniowy na grafiku i na faktycznych odbiciach, i czy pokazuje naruszenia w jednym miejscu.
Jak to wygląda w RCP Dipol Polska: grafik układasz w tabeli pracownicy × dni, możesz go wygenerować z szablonu i wyeksportować do Excela. Raport zgodności sprawdza grafik i rzeczywiste odbicia: 11 godzin odpoczynku dobowego, 35 godzin tygodniowego, dobę pracowniczą, pracę w niedziele i święta bez dnia wolnego oraz roczny limit nadgodzin, a do tego wskazuje tygodnie z pracą powyżej 48 godzin. Naruszenia widać w jednym zestawieniu, zanim zamkniesz miesiąc.
8. Jak wyglądają wnioski urlopowe i saldo urlopu?
Urlop w małej firmie to często SMS do szefa i kartka w segregatorze. Potem nikt nie wie, ile dni komu zostało, a zaległy urlop gubi się w papierach.
Zapytaj konkretnie: czy pracownik złoży wniosek w aplikacji, kto go akceptuje, czy system sam liczy wymiar urlopu i przenosi zaległy na kolejny rok, i czy zatwierdzony urlop trafia do grafiku.
Jak to wygląda w RCP Dipol Polska: pracownik składa wniosek w aplikacji i widzi, ile dni mu zostało. Wniosek akceptuje przełożony, a potem kadry — albo same kadry, jak ustalisz. Zatwierdzony urlop sam trafia do grafiku i salda, a pracownik dostaje powiadomienie o decyzji. System liczy wymiar urlopu ze stażu i przenosi zaległy urlop na kolejny rok. W słowniku nieobecności jest m.in. urlop na żądanie, okolicznościowy, opieka nad dzieckiem, zwolnienie lekarskie i urlop bezpłatny.
9. Jak godziny trafią do programu kadrowo-płacowego?
System RCP zbiera godziny, ale wynagrodzenie liczy program kadrowo-płacowy — Twój albo biura rachunkowego. W wielu firmach to on domyka ewidencję czasu pracy, np. z dodatkami za nadgodziny i porę nocną. Jeśli godziny trzeba do niego przepisywać, połowa korzyści z RCP znika.
Zapytaj konkretnie: do jakiego programu jest gotowy eksport, co jeśli Twoje biuro rachunkowe pracuje na innym, i w jakim formacie dostaniesz dane.
Jak to wygląda w RCP Dipol Polska: rozliczenie miesięczne, grafik i nieobecności eksportujesz do Excela (część zestawień także do CSV). Gotowy eksport mamy do WAPRO Gang, a jeśli Twoje biuro rachunkowe pracuje na innym programie, przygotujemy eksport na podstawie jego pliku wzorcowego. Kadrom i księgowości możesz założyć konta z dostępem do raportów, także tylko do odczytu.
10. Czy ta sama karta otworzy drzwi i zadziała w stołówce?
Jeśli firma ma albo planuje kontrolę dostępu, osobne karty do drzwi i do rejestracji czasu to podwójny koszt i dwie listy pracowników do pilnowania. Tak samo jest z osobną kartą do stołówki pracowniczej.
Zapytaj konkretnie: czy karta do rejestracji czasu może otwierać drzwi, czy uprawnienia do pomieszczeń ustawisz w tym samym panelu czy drzwi otworzą się bez internetu i czy ta sama karta zadziała w stołówce pracowniczej.
Jak to wygląda w RCP Dipol Polska: jedna karta służy do rejestracji czasu pracy i do otwierania drzwi. Uprawnienia do stref ustawiasz dla grup albo imiennie. Lista uprawnionych kart jest zapisana w rejestratorze, więc drzwi działają także bez internetu. Przy drzwiach potrzebny jest rejestrator i elektrozaczep albo zwora. Ta sama karta działa też w stołówce pracowniczej MojaStołówka.pl. Kontrola dostępu · MojaStołówka.pl
11. Co jest w cenie, a za co zapłacisz osobno?
Cena za pracownika miesięcznie wygląda prosto, ale różnice kryją się w pakietach. Lokalizacja GPS, wnioski urlopowe czy dodatkowe raporty bywają dostępne dopiero w droższej wersji — a firma dowiaduje się o tym po wdrożeniu.
Zapytaj konkretnie: co dokładnie zawiera cena, czy GPS, aplikacja i urlopy są w podstawowej wersji, czy sprzęt kupujesz na własność i co obejmuje wdrożenie.
Jak to wygląda w RCP Dipol Polska: płacisz miesięcznie za pracownika. W cenie są wszystkie funkcje RCP i kontroli dostępu, bez względu na to, czy wybierzesz rejestrację ręczną w przeglądarce, karty, QR czy rejestrację GPS. Możesz zacząć od podstawowych funkcji i modułów systemu, a z czasem korzystać z kolejnych — nie doliczymy za to nic więcej. Jedynym wyjątkiem jest zapisywanie zdjęć przy rejestracji: zdjęcia zajmują dużo miejsca, dlatego wymagają niewielkiej, ale dodatkowej opłaty. Czytniki kupujesz na własność, a konfigurację systemu i wdrożenie przeprowadzamy my.
12. Gdzie są dane, jak długo zostaną przechowane i czy je odzyskasz?
Ewidencja czasu pracy należy do dokumentacji pracowniczej, którą dla osób zatrudnionych od 2019 roku przechowuje się przez 10 lat od końca roku, w którym zakończyło się zatrudnienie. Jeśli system trzyma dane krócej albo przy zmianie dostawcy nie da się ich wyciągnąć, problem wróci przy kontroli albo sporze.
Zapytaj konkretnie: gdzie są serwery, jak często powstają kopie zapasowe, jak długo przechowywane są odbicia, czy da się je usunąć przed upływem wymaganego okresu i w jakim formacie wyeksportujesz dane, jeśli zmienisz system.
Jak to wygląda w RCP Dipol Polska: dane przechowujemy na serwerach w Unii Europejskiej. Kopie bazy wykonywane są co najmniej raz dziennie i trafiają na serwery w innej fizycznej lokalizacji w Unii Europejskiej. Rejestracji, grafików, nieobecności i urlopów nie da się usunąć w trakcie zatrudnienia. Po odejściu pracownika system nie pozwala usunąć tych danych wcześniej niż po 10 latach od końca roku, w którym zarchiwizowano jego konto, a dla osób zatrudnionych przed 2019 rokiem administrator może wybrać 50 lat. Krótszego okresu nie da się ustawić. Przy każdym ustawieniu przycisk „Dlaczego?” wyjaśnia, z jakiego przepisu wynika dany okres. Raporty i zestawienia wyeksportujesz do Excela albo CSV.
