Karta wycieczki i rejestr wyjść grupowych — co musi zawierać i jak je prowadzić

Karta wycieczki i rejestr wyjść grupowych to dwa różne dokumenty. Kartą wycieczki z listą uczestników dokumentuje się wycieczkę, a do rejestru wpisuje się pozostałe wyjścia grupowe, np. do kina, biblioteki czy parku. Kartę zatwierdza dyrektor, a jej wzór jest w załączniku do rozporządzenia z 25 maja 2018 r. Poniżej znajdziesz wszystkie jej elementy w punktach oraz to, co musi się znaleźć w rejestrze wyjść.

W tym poradniku znajdziesz wskazówki, pytania i odpowiedzi dotyczące dokumentowania wycieczek i wyjść: od karty wycieczki według wzoru z rozporządzenia, przez listę uczestników i zgody rodziców, po wycieczkę zagraniczną i rejestr wyjść grupowych. Przy przepisach podajemy podstawę prawną i zaznaczamy, co jest wymogiem prawa, a co dobrą praktyką. Przy kilku tematach piszemy też krótko, jak to wygląda w naszej aplikacji eDziecko.

Poradnik jest dla dyrektorów oraz nauczycieli, którzy organizują wycieczki i bywają ich kierownikami. Stan prawny: 6 października 2026 r.

W skrócie

  • Wycieczka — karta wycieczki, lista uczniów z telefonami rodziców i pisemne zgody rodziców. Wyjście grupowe — wpis do rejestru wyjść.
  • Dyrektor wyraża zgodę na wycieczkę, zatwierdzając kartę. Podpisuje też listę uczniów.
  • Rejestr wyjść zawiera liczbę uczniów, a nie listę imienną, i nie obejmuje wycieczek.
  • O wycieczce zagranicznej dyrektor informuje organ prowadzący i kuratorium, przekazując kartę bez listy uczniów.
  • Nie ma sztywnej liczby dzieci na jednego opiekuna. Liczbę opiekunów ustala dyrektor, biorąc pod uwagę wiek i potrzeby dzieci oraz warunki.
  • Wycieczek w rozumieniu rozporządzenia nie organizuje się w ferie letnie i zimowe ani w przerwy świąteczne.

Wycieczka czy wyjście — który dokument przygotować

Wycieczki reguluje rozporządzenie MEN z 25 maja 2018 r. w sprawie warunków i sposobu organizowania przez publiczne przedszkola, szkoły i placówki krajoznawstwa i turystyki (Dz.U. 2018 poz. 1055). Akt nie był nowelizowany. Rozróżnia wycieczki przedmiotowe, krajoznawczo-turystyczne i specjalistyczne, a każda z nich może być krajowa albo zagraniczna (§ 4).

Rejestr wyjść grupowych wynika z § 2a rozporządzenia MENiS z 31 grudnia 2002 r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny w publicznych i niepublicznych szkołach i placówkach (t.j. Dz.U. 2020 poz. 1604), w skrócie rozporządzenia BHP. Żaden przepis nie definiuje „wyjścia”, ale z § 2a wynika jasny podział:

Wycieczka

  • karta wycieczki zatwierdzona przez dyrektora;
  • lista uczniów z telefonami rodziców, podpisana przez dyrektora;
  • pisemne zgody rodziców;
  • nie wpisuje się jej do rejestru wyjść.

Wyjście grupowe

  • np. do kina, teatru, biblioteki, parku czy na konkurs;
  • wpis do rejestru wyjść grupowych;
  • w rejestrze liczba uczniów, nie lista imienna;
  • podpisy opiekunów i dyrektora.

Dobra praktyka: granicę między wyjściem a wycieczką zapisz w statucie albo regulaminie wycieczek, np. „wyjście w obrębie miejscowości w czasie zajęć to wpis do rejestru, wyjazd poza miejscowość albo poza godziny zajęć to karta wycieczki”. Wiele placówek zbiera też od rodziców na początku roku jedną zgodę na wyjścia w okolicy.

Karta wycieczki — wzór w punktach

Wymóg prawa: wzór karty wycieczki jest w załączniku do rozporządzenia z 25 maja 2018 r. (§ 6 ust. 2). Poniżej jego elementy w takiej kolejności, w jakiej najłatwiej je odtworzyć w druku do wypełnienia. Kartę wycieczki szkolnej i przedszkolnej wypełnia się tak samo, zamiast klasy wpisując grupę.

Część 1. Dane wycieczki

  1. Nazwa i adres przedszkola, szkoły albo placówki.
  2. Cel wycieczki.
  3. Nazwa kraju (przy wycieczce zagranicznej), miasto i trasa wycieczki.
  4. Termin.
  5. Kierownik wycieczki i numer jego telefonu.
  6. Liczba uczniów, w tym uczniów niepełnosprawnych.
  7. Klasa albo grupa.
  8. Liczba opiekunów wycieczki.
  9. Środek transportu.

Część 2. Program wycieczki

  1. Data i godzina wyjazdu.
  2. Długość trasy w kilometrach.
  3. Miejscowość docelowa i trasa powrotna.
  4. Szczegółowy program wycieczki od wyjazdu do powrotu.
  5. Adres miejsca noclegowego i adresy miejsc żywienia.
  6. Data i godzina powrotu.

Część 3. Oświadczenie i zatwierdzenie

  1. Oświadczenie kierownika i opiekunów, że zobowiązują się przestrzegać przepisów o bezpieczeństwie w czasie wycieczki.
  2. Podpisy opiekunów wycieczki (imię i nazwisko, podpis).
  3. Podpis kierownika wycieczki.
  4. „ZATWIERDZAM” z datą i podpisem dyrektora.

Wymóg prawa (§ 6 ust. 1): zgodę na wycieczkę dyrektor wyraża właśnie przez zatwierdzenie karty. Bez podpisu dyrektora wycieczki formalnie nie ma.

Jak to wygląda w eDziecko: kartę wycieczki wypełniasz w eDzienniku według wzoru z rozporządzenia: cel, trasa, termin, kierownik z telefonem, grupa, liczba uczestników i opiekunów, środek transportu, wyjazd i powrót, program, nocleg i wyżywienie, oświadczenie kierownika i miejsca na podpisy. Podgląd wygląda dokładnie tak jak wydruk: karta mieści się na jednej stronie A4, a na kolejnej jest lista uczestników. Drukujesz ją albo zapisujesz jako PDF. Po zatwierdzeniu przez dyrektora karty nie da się zmienić — poprawka wymaga cofnięcia akceptacji przez dyrekcję. Karta wycieczki w eDzienniku

Lista uczestników wycieczki i zgody rodziców

Lista uczestników

Wymóg prawa (§ 6 ust. 3): do karty dołącza się listę uczniów biorących udział w wycieczce. Lista zawiera:

  • imię i nazwisko ucznia;
  • numer telefonu rodzica albo opiekuna prawnego.

Listę podpisuje dyrektor. Dobra praktyka: kolumna z liczbą porządkową, żeby szybko policzyć dzieci, i kopia listy w kieszeni każdego opiekuna. Sprawdzić numery warto tuż przed wyjazdem, bo rodzice zmieniają telefony w ciągu roku.

Zgody rodziców

Wymóg prawa (§ 8): zgoda rodziców niepełnoletniego ucznia na udział w wycieczce ma formę pisemną. Sporne jest, czy wystarczy zgoda wysłana przez dziennik elektroniczny: formą pisemną w rozumieniu Kodeksu cywilnego jest własnoręczny podpis albo kwalifikowany podpis elektroniczny. Dobra praktyka: zbierać zgody z podpisem rodzica i opisać sposób ich zbierania w regulaminie wycieczek. Kierownik ma też obowiązek zapoznać rodziców z programem wycieczki (§ 10), więc najprościej dołączyć program do druku zgody.

Jak to wygląda w eDziecko: listę uczestników tworzysz, zaznaczając dzieci z grupy, które jadą na wycieczkę, a aplikacja sama je policzy. Na liście są liczba porządkowa, nazwisko i imię dziecka oraz telefon rodziców, a pod spodem miejsce na podpis dyrektora. Telefony aplikacja pobiera z danych rodziców w chwili druku, więc na liście są aktualne numery i nikt nie przepisuje ich ręcznie. Lista uczestników w eDzienniku

Kierownik i opiekunowie wycieczki

  • Kto może być kierownikiem i opiekunem (§ 9): kierownika i opiekunów wyznacza dyrektor spośród pracowników pedagogicznych. Opiekunem może być też inna osoba wyznaczona przez dyrektora, np. rodzic albo pomoc nauczyciela. Przy wycieczce specjalistycznej kierownik i opiekunowie muszą mieć udokumentowane przygotowanie.
  • Łączenie funkcji (§ 12): dyrektor może się zgodzić, żeby kierownik był jednocześnie opiekunem.
  • Obowiązki kierownika (§ 10): opracowuje program i regulamin wycieczki, zapoznaje z nimi uczniów i rodziców, dba o zasady bezpieczeństwa, apteczkę i transport, a po powrocie rozlicza wycieczkę.
  • Liczba opiekunów (§ 32 ust. 1 rozporządzenia BHP): nie ma sztywnej normy dzieci na opiekuna. Liczbę opiekunów ustala się, biorąc pod uwagę wiek, rozwój, stan zdrowia i niepełnosprawność dzieci, specyfikę zajęć i warunki.
  • Liczenie dzieci (§ 33 ust. 1): opiekun sprawdza stan liczbowy uczestników przed wyruszeniem z każdego miejsca, w czasie zwiedzania, przejazdu i po przybyciu na miejsce.
  • Pogoda i woda (§ 33 ust. 2, § 34): wycieczki nie mogą się odbywać podczas burzy, śnieżycy i gołoledzi, a kąpiel jest dozwolona tylko na kąpieliskach, pod nadzorem ratownika.

Jak to wygląda w eDziecko: opiekunem wycieczki możesz wpisać także pracownika spoza kadry nauczycielskiej, np. woźną albo intendentkę, bez zakładania jej konta nauczyciela. Każdy opiekun ma na wydruku karty swoje miejsce na podpis. Opiekunowie wycieczki w eDzienniku

Wycieczka zagraniczna — co dochodzi

Kartę wycieczki zagranicznej wypełnia się według tego samego wzoru, wpisując kraj. Wymóg prawa (§ 7) dodaje trzy rzeczy:

  1. 1. Informacja dla organu prowadzącego i kuratorium. Dyrektor przekazuje im kartę wycieczki bez listy uczniów. Przepis nie podaje terminu, ale informacja musi dotrzeć przed wyjazdem.
  2. 2. Ubezpieczenie. Szkoła zawiera ubezpieczenie od następstw nieszczęśliwych wypadków i kosztów leczenia, chyba że obowiązek ubezpieczenia wynika z odrębnych przepisów.
  3. 3. Język obcy. Kierownik albo co najmniej jeden opiekun zna język obcy na tyle, żeby porozumieć się w krajach, przez które przebiega wycieczka.

Jak to wygląda w eDziecko: karta ma pole kraju, więc wycieczkę zagraniczną opisujesz w tym samym formularzu. Karta drukuje się na osobnej stronie, a lista uczestników na kolejnej, dzięki czemu do kuratorium wysyłasz samą kartę. Wycieczki zagraniczne w eDzienniku

Rejestr wyjść grupowych — co zawiera

Wymóg prawa (§ 2a ust. 1 rozporządzenia BHP): dyrektor albo upoważniona przez niego osoba prowadzi rejestr wyjść grupowych uczniów, z wyjątkiem wycieczek. Wycieczkę dokumentuje karta, więc nie wpisuje się jej do rejestru. Według § 2a ust. 2 każdy wpis zawiera:

Rejestr wyjść grupowych — kolumny

  1. Data, miejsce i godzina wyjścia lub zbiórki.
  2. Cel lub program wyjścia.
  3. Miejsce i godzina powrotu.
  4. Imiona i nazwiska opiekunów.
  5. Liczba uczniów.
  6. Podpisy opiekunów i dyrektora.

Przepis wymaga liczby uczniów, a nie listy imiennej. Dobra praktyka: mieć przy sobie listę dzieci, które wyszły, bo ułatwia liczenie grupy w drodze. Rejestr wyjść grupowych w przedszkolu prowadzi się według tych samych zasad co w szkole.

Jak to wygląda w eDziecko: wyjścia grupowe i wycieczki zapisujesz w jednym rejestrze, który odpowiada obu dokumentom: rejestrowi wyjść i karcie wycieczki. Rejestr wyjść wyeksportujesz do Excela. Zapisane wyjście jednym kliknięciem przeniesiesz do kalendarza grupy i do „Wydarzeń i zdjęć”, gdzie potem udostępnisz rodzicom zdjęcia z wycieczki. Rejestr wyjść w eDzienniku

Przedszkole, żłobek i placówka niepubliczna

Publiczne przedszkola, szkoły i placówki

Wymóg prawa: obowiązują je w całości oba rozporządzenia: o krajoznawstwie i turystyce (karta wycieczki) oraz BHP (rejestr wyjść). Karta wycieczki w przedszkolu wygląda tak samo jak w szkole.

Niepubliczne przedszkola i szkoły

Rozporządzenie o krajoznawstwie dotyczy placówek publicznych, więc formalnie ich nie obejmuje. Rozporządzenie BHP obejmuje je wprost, więc rejestr wyjść grupowych (§ 2a) i zasady bezpieczeństwa poza budynkiem (§ 32–34) obowiązują. W praktyce większość placówek niepublicznych i tak stosuje kartę wycieczki według wzoru z rozporządzenia. W razie wątpliwości, jak formalnie dokumentować wycieczki w placówce niepublicznej, warto zapytać prawnika oświatowego.

Żłobki i kluby dziecięce

Nie obowiązują ich ani przepisy oświatowe o krajoznawstwie, ani rozporządzenie BHP dla szkół. Obowiązują standardy opieki (Dz.U. 2024 poz. 1882), które wymagają dbałości o bezpieczeństwo i procedur zapobiegania wypadkom, oraz regulamin organizacyjny. Dobra praktyka: procedura wyjść i spacerów w regulaminie, zgody rodziców i lista dzieci przy każdym wyjściu.

Kto zatwierdza i jak długo przechowywać dokumenty

  • Karta wycieczki: zatwierdza dyrektor (§ 6 ust. 1). Kierownik i opiekunowie podpisują oświadczenie.
  • Lista uczniów: podpisuje dyrektor (§ 6 ust. 3).
  • Rejestr wyjść: prowadzi dyrektor albo osoba przez niego upoważniona. Pod wpisem podpisują się opiekunowie i dyrektor (§ 2a).
  • Przechowywanie: rozporządzenia nie podają okresu. Wynika on z instrukcji kancelaryjnej i jednolitego rzeczowego wykazu akt placówki albo organu prowadzącego, więc kategorię archiwalną sprawdź we własnym wykazie akt.

Częste błędy i mity

  1. 1. Wysłanie do kuratorium karty razem z listą uczniów. Przy wycieczce zagranicznej § 7 pkt 1 mówi wprost: karta bez listy uczniów.
  2. 2. Lista uczniów bez podpisu dyrektora (§ 6 ust. 3) albo bez telefonów rodziców.
  3. 3. Zgoda rodzica tylko ustna. § 8 wymaga formy pisemnej.
  4. 4. Wycieczka w ferie albo w przerwę świąteczną. Według § 3 to nie jest wycieczka w rozumieniu rozporządzenia.
  5. 5. Brak bieżącego liczenia dzieci przy wyruszaniu z każdego miejsca, w czasie zwiedzania i przejazdu (§ 33 rozporządzenia BHP).
  6. 6. Wycieczka wpisana do rejestru wyjść zamiast karty. Rejestr nie obejmuje wycieczek.
  7. 7. Mit: „na 15 uczniów musi być jeden opiekun”. Sztywnych norm nie ma od 2014 r., liczbę opiekunów ustala się według § 32.
  8. 8. Mit: „wycieczkę zagraniczną trzeba zgłosić 14 dni wcześniej”. Przepis nie podaje terminu, ale informacja musi dotrzeć przed wyjazdem.
  9. 9. Mit: „rejestr wyjść musi zawierać listę imienną”. Wystarczy liczba uczniów. Lista imienna to dobra praktyka.

Jak to wygląda w eDziecko

W eDzienniku wyjścia grupowe i wycieczki prowadzisz w jednym miejscu, a dokumenty, których wymagają rozporządzenia, przygotowujesz bez ponownego wpisywania danych.

Karta wycieczki według wzoru z rozporządzenia, także dla wycieczki zagranicznej, z oświadczeniem kierownika, miejscami na podpisy opiekunów i „Zatwierdzam” dla dyrektora.

Wydruk albo PDF: karta na jednej stronie A4, a na kolejnej lista uczestników z telefonami rodziców i miejscem na podpis dyrektora.

Zatwierdzenie przez dyrektora blokuje zmiany w karcie. Poprawić ją można dopiero po cofnięciu akceptacji przez dyrekcję.

Opiekunowie spoza kadry nauczycielskiej, np. woźna czy intendentka, bez zakładania im kont nauczycieli.

Rejestr wyjść grupowych z eksportem do Excela.

Kalendarz grupy i „Wydarzenia i zdjęcia”: zapisane wyjście przeniesiesz tam jednym kliknięciem.

eDziennik jest częścią aplikacji eDziecko, w której placówka prowadzi też rozliczenia opieki i żywienia. Licencja obejmuje całą aplikację, a placówka sama decyduje, z których modułów korzysta.

Zobacz kartę wycieczki w eDzienniku Poproś o bezpłatne demo

Najczęściej zadawane pytania

Czym różni się wyjście od wycieczki i kiedy wystarczy rejestr wyjść?
Wycieczkę dokumentuje się kartą wycieczki z listą uczniów i pisemnymi zgodami rodziców, a pozostałe wyjścia grupowe, np. do kina, biblioteki, parku czy na konkurs, wystarczy wpisać do rejestru wyjść grupowych (§ 2a rozporządzenia BHP). Przepisy nie definiują „wyjścia”, a kartą dokumentuje się wycieczki w rozumieniu rozporządzenia o krajoznawstwie i turystyce. Gdzie dokładnie przebiega granica, placówki zwykle ustalają w statucie albo regulaminie wycieczek.
Co musi zawierać karta wycieczki i kto ją podpisuje?
Według wzoru z załącznika do rozporządzenia z 25 maja 2018 r. karta zawiera: nazwę i adres placówki, cel wycieczki, kraj, miasto i trasę, termin, kierownika wycieczki z numerem telefonu, liczbę uczniów (w tym niepełnosprawnych), klasę lub grupę, liczbę opiekunów i środek transportu. Do tego program: datę i godzinę wyjazdu i powrotu, długość trasy, miejscowość docelową i trasę powrotną, szczegółowy program oraz adresy noclegu i miejsc żywienia. Oświadczenie o przestrzeganiu przepisów bezpieczeństwa podpisują kierownik i opiekunowie, a dyrektor zatwierdza kartę podpisem z datą (§ 6 ust. 1). Dyrektor podpisuje też dołączoną listę uczniów (§ 6 ust. 3).
Ilu opiekunów potrzeba na grupę przedszkolaków albo klasę?
Przepisy nie podają sztywnej liczby dzieci na jednego opiekuna. Normy w rodzaju 1 opiekun na 15 albo na 30 uczniów przestały obowiązywać w 2014 roku. Liczbę opiekunów ustala się, biorąc pod uwagę wiek, rozwój, stan zdrowia i niepełnosprawność dzieci, specyfikę zajęć i warunki, w jakich będą się odbywać (§ 32 ust. 1 rozporządzenia BHP). Opiekun sprawdza stan liczbowy grupy przed wyruszeniem z każdego miejsca, w czasie zwiedzania, przejazdu i po przybyciu na miejsce (§ 33 ust. 1).
Czy zgoda rodzica na wycieczkę musi być pisemna? Czy wystarczy wiadomość w dzienniku elektronicznym?
Rozporządzenie wymaga zgody rodziców niepełnoletniego ucznia w formie pisemnej (§ 8). Czy wiadomość w dzienniku elektronicznym spełnia ten wymóg, jest sporne: formą pisemną w rozumieniu Kodeksu cywilnego jest własnoręczny podpis albo kwalifikowany podpis elektroniczny. Wiele szkół przyjmuje zgodę przez dziennik elektroniczny, ale najbezpieczniej zebrać zgody z podpisem rodzica, a sposób ich zbierania opisać w regulaminie wycieczek.
Kogo i kiedy trzeba powiadomić o wycieczce zagranicznej?
Dyrektor informuje organ prowadzący i organ sprawujący nadzór pedagogiczny, czyli kuratorium, przekazując kartę wycieczki bez listy uczniów (§ 7 pkt 1). Przepis nie podaje terminu, więc popularne „14 dni wcześniej” to mit, ale informacja musi dotrzeć przed wyjazdem. Przy wycieczce zagranicznej szkoła zawiera też ubezpieczenie od NNW i kosztów leczenia, a kierownik albo co najmniej jeden opiekun zna język obcy na tyle, żeby się porozumieć.
Czy rodzic może być opiekunem wycieczki?
Tak. Kierownika i opiekunów dyrektor wyznacza spośród pracowników pedagogicznych, ale opiekunem może być też inna osoba wyznaczona przez dyrektora, np. rodzic albo pomoc nauczyciela (§ 9 ust. 1–2). Dyrektor może się też zgodzić, żeby kierownik był jednocześnie opiekunem (§ 12).
Czy przedszkole niepubliczne musi prowadzić karty wycieczek i rejestr wyjść?
Rozporządzenie o krajoznawstwie i turystyce dotyczy publicznych przedszkoli, szkół i placówek, więc formalnie nie obejmuje niepublicznych. Rozporządzenie BHP obejmuje za to wprost placówki publiczne i niepubliczne, więc rejestr wyjść grupowych i zasady bezpieczeństwa poza budynkiem (§ 2a i § 32–34) obowiązują także przedszkole niepubliczne. W praktyce większość placówek niepublicznych i tak stosuje kartę wycieczki według wzoru z rozporządzenia. W razie wątpliwości, jak formalnie dokumentować wycieczki w placówce niepublicznej, warto zapytać prawnika oświatowego.
Czy szkoła może zorganizować wycieczkę w ferie?
Nie. Według § 3 rozporządzenia o krajoznawstwie i turystyce wycieczki organizuje się w trakcie roku szkolnego, z wyjątkiem ferii letnich i zimowych oraz przerw świątecznych.
Czy spacer albo wyjście na plac zabaw trzeba wpisywać do rejestru wyjść?
Przepisy tego wprost nie rozstrzygają, a interpretacje się różnią. W przedszkolach spacer po terenie placówki albo w najbliższej okolicy zwykle odnotowuje się tylko w dzienniku zajęć. Najlepiej opisać to w statucie albo procedurze wyjść: co wpisujecie do rejestru, a co wystarczy odnotować w dzienniku. Wiele placówek zbiera też od rodziców jedną zgodę na cały rok na wyjścia w okolicy.
Jak długo przechowywać karty wycieczek i rejestr wyjść?
Rozporządzenia tego nie określają. Okres przechowywania wynika z instrukcji kancelaryjnej i jednolitego rzeczowego wykazu akt placówki albo organu prowadzącego, więc kategorię archiwalną sprawdź we własnym wykazie akt.

Źródła

Zobacz kartę wycieczki w praktyce

Chcesz zobaczyć, jak wygląda karta wycieczki i rejestr wyjść w eDzienniku? Napisz, ile grup albo klas ma Twoja placówka. Pokażemy wyjścia i wycieczki w bezpłatnym demo i przygotujemy propozycję dla Twojej placówki.

Zobacz eDziennik Poproś o bezpłatne demo

Przeczytaj też